Poolia använder Refapp för en smidig referenstagning som lyfter kandidatupplevelsen

Kundcase Poolia
Julia Femenias Krohn, Teamledande Konsultchef

Nyckelresultat:

• På bolaget i stort sparas mer än 5 veckors heltidsarbete per månad på att genomföra referenstagningen digitalt
• Fattar fler välinformerade rekryteringsbeslut med insikter som är enkla att jämföra och dra slutsatser från
• Enklare att återkoppla till sina kunder
• Positiv feedback från kandidater och referenspersoner vilket har lett till ökad kandidatnöjdhet

Utmaningen: Tidskrävande att genomföra referenstagning via telefon och osäkert om “rätt” person svarade på frågorna

Referenstagning har alltid varit en del i Poolias rekryteringsprocesser och gjordes tidigare på traditionellt sätt via telefonsamtal till referenserna.

- Det största problemet vi upplevde med tillvägagångssättet var att det tog alldeles för mycket av vår tid. Vi ville också känna oss mer säkra på att det var “rätt” person som svarade på frågorna samt att samla in uppgifterna på ett mer strukturerat sätt för att få bättre beslutsunderlag, beskriver Julia Femenias Krohn, Teamledande Konsultchef på Poolia.

Lösningen: Digital referenstagning integrerat med rekryteringssystemet

- Under 2019 påbörjade vi implementeringen av digital referenstagning med Refapp. Utrullningen i organisationen gick smidigt och idag använder i stort sett alla medarbetare verktyget. Nyligen kopplade vi också ihop Refapp med rekryteringssystemet som vi använder, Intelliplan. Detta gör arbetet ännu enklare och vi sparar värdefull tid som vi kan spendera på andra steg i rekryteringsprocessen.

Resultatet: Strukturerat arbetssätt och värdefulla kandidatinsikter som är enkla att jämföra

- Vi arbetar numera till stor del med ett automatiskt flöde i våra referenstagningar vilket gör det enkelt att informera kandidaterna om var de befinner sig i processen, samt att de själva kan skicka in kontaktuppgifterna i systemet. Referenserna svarar därefter på frågeformuläret, vilket de kan gör när det passar dem bäst. Och vi får informationen samlad i en överskådlig och visuellt tilltalande referensrapport som är enkel att dela med våra kunder. 

- All kommunikation som vi sänder ut via Refapp till kund och kandidat är anpassad med vår grafiska profil. Alla intressenter i rekryteringsprocessen sparar mycket tid på att vi använder Refapp, såväl vi på Poolia som kandidaten, referenspersonen och slutkund. Förutom tidsbesparingen så bidrar detta även till en kostnadsbesparing då processen kortas ned och den valda kandidaten kan påbörja sitt uppdrag snabbare.

- För oss är alla steg i rekryteringsprocessen lika viktiga och vi jobbar kontinuerligt med att göra dessa så bra som möjligt. Inte bara för oss som rekryterare utan lika mycket för våra kunder, kandidater och referenspersoner.

Refapp är intuitivt, smidigt, professionellt och bidrar på ett mycket positivt sätt till vår ambition. Making your job even better!

Om Poolia

Poolia har i mer än 30 år fokuserat på att tillsätta kvalificerad kompetens inom tjänstemannaområdet. Denna avgränsning är vår styrka och har gett oss en gedigen erfarenhet inom en rad specialistområden. Vi förstår företagen, deras affärsvillkor och vi vet vad som krävs av individen. Med en kvalitetssäkrad process, ledande digitala verktyg och en unik urvalsfilosofi levererar vi vad vi lovar. Tillsättningar av högsta kvalitet.

Vill du veta mer om digital referenstagning med Refapp och hur det kan fungera i er verksamhet? Hör gärna av dig!