Referenstagning som gör skillnad – Gävle kommun optimerar med Refapp Insights

Kundcase Emelie Dahl

Gävle Konserthus - Foto Albin Bogren (1)

 

Untitled design (80)-1

Gävle kommun var tidiga med att digitalisera sin referenstagning och började använda Refapp redan 2020. När Refapp Insights med forskningsbaserade och rollspecifika frågemallar lanserades, såg de snabbt potentialen och integrerade även denna lösning.

Vi träffade Anna Isberg och Stina Nordin, HR-konsulter på bemanning- och rekryteringsenheten, för att få en inblick i deras arbetssätt och hur de maximerar värdet av verktyget.

En rekryteringsprocess med digital precision och mänsklig närvaro 

"På bemanning- och rekryteringsenheten stöttar vi chefer genom hela rekryteringsresan – från uppstartsmöte till avtalssignering. Vår roll är att avlasta cheferna så att de kan fokusera på kärnverksamheten, samtidigt som vi säkerställer en enhetlig och kvalitativ process för alla rekryteringar," berättar Anna.

Anna och Stina beskriver kommunens ambition att balansera digital effektivitet med mänsklig närvaro:

"Det digitala används där det gör störst nytta, medan det personliga mötet är i fokus när det verkligen spelar roll."

Så här ser majoriteten av rekryteringsprocesserna ut på bemanning- och rekryteringsenheten: 

  • Inledande uppstartsmöte och framtagning av kravprofil
  • Tjänster marknadsförs via digitala kanaler
  • Ansökningar hanteras i rekryteringssystemet Visma
  • Kompetensbaserade intervjuer genomförs och beroende på profilen som söks kan även tester förekomma
  • Slutligen används Refapp Insights för digital referenstagning - även detta processsteg hanteras direkt via integration till Visma

Referensfrågor i linje med kravprofil och riskanalys

När Gävle kommun övergick från traditionell till digital referenstagning såg de omedelbart positiva effekter:

"Det blev smidigare och betydligt mer tidseffektivt. När Refapp Insights sedan lanserades var vi snabba att hoppa på det också – vi ville optimera referenstagningen och säkerställa att datan vi samlade in var både relevant och tillförlitlig," säger Stina. 

"Implementeringen gick snabbt, och med stöd från Refapp kunde de forskningsbaserade frågemallarna anpassas för att möta kommunens specifika roller och kravprofiler." 

"Vi använder även referensfrågor som rör kontraproduktiva beteenden för att minska risken för felrekryteringar och fatta trygga beslut," berättar Anna.

En bättre användarupplevelse för alla parter

Gävle kommun har idag en sömlös och användarvänlig process för referenstagning.

“Vi startar referenstagningen med bara några knapptryck i Visma. Kandidaterna får ett automatiserat utskick för att ange sina referenser, varefter rollspecifika frågeformulär skickas ut till referenserna, som svarar när det passar dem.”

Resultatet är en professionell rapport som enkelt delas med rekryterande chef och kollegor.

"Det är en smidig lösning som sparar tid för både rekryteraren, kandidaten, referensen och chefen – och som höjer kvaliteten på hela processen," berättar Stina.

4EEaPlmbvhs

Utvärdera hur kandidaten står sig i förhållande till andra

Med Refapp Insights har Gävle kommun fått tillgång till mer kvalitativ och träffsäker data om sina kandidater. Med den nya benchmarking-funktionen kan de nu även utvärdera en kandidats referenser i relation till andras som sökt liknande tjänster.

"Vi är otroligt nöjda med Refapp – både med verktygets ständiga utveckling och den service ni levererar. Vi ser fram emot vårt fortsatta samarbete!" avslutar Anna.

Gävle kommuns användning av Refapp Insights i siffror

  • 4,908 genomförda referenstagningar 
    Under det första året med Refapp Insights har Gävle kommun genomfört 4 908 referenstagningar.
  • En uppskattad referensupplevelse
    Referenserna tog i genomsnitt 15 minuter på sig att besvara frågorna och 94 % uppger att de uppskattade processen.
  • Färdig referensrapport inom 12 h 
    Referenserna har i genomsnitt skickat in sina svar på referenstagningen inom 12 timmar.

Vill du veta mer om digital referenstagning med Refapp? Kontakta oss så berättar vi mer!