Den stora guiden till referenstagning i rekrytering

Referenstagning är en självklarhet i rekryteringsprocesser, men det är inte lika självklart hur den faktiskt ska genomföras för att du ska få ut mesta möjliga värde. Vem kan vara referens och vilken typ av information kan olika referenser ge? Hur många referenser ska jag be kandidaten om? Hur vet jag att en referens är äkta? Behöver jag godkännande från referensen för att få genomföra referenstagningen? Vilka frågor ska jag ställa? Och vilka frågor ska jag absolut inte ställa?

Med denna guide hoppas vi kunna svara på alla dina frågor om referenstagning för att hjälpa dig att få bättre insikter om kandidaten och samtidigt bidra till en förbättrad kandidat- och referensupplevelse. Redo? Då kör vi!

Vad innebär referenstagning och vad är syftet med att ta referenser?

Referenstagning i en rekryteringsprocess innebär att rekryteraren kontaktar tidigare arbetsgivare eller andra personer som känner kandidaten för att få information om denne. En referenstagning fyller ofta flera olika syften:

Verifiering av uppgifter

Studier har visat att många kandidater förskönar information på CV:t och ljuger i anställningsintervjun.^1,2 Mot denna bakgrund är det viktigt att medelst referenstagning bekräfta att de uppgifter som kandidaten själv har lämnat om arbetslivserfarenhet, kompetenser och så vidare är korrekta.

Prestationsbedömning

Då referenserna ofta utgörs av personer som under lång tid har observerat kandidate n i en arbetskontext är det vanligt att referenstagningar används för att få information om kandidatens tidigare arbetsprestationer.

Skydd mot kontraproduktiva beteenden

Kontraproduktiva beteenden är beteenden som bryter mot en organisations normer, vilket kan skada både organisationen, dess medarbetare och kunder.³ Exempel på sådana beteenden är stöld, mobbning, sena ankomster och sexuella trakasserier.^4,5 Sådana beteenden kan få förödande konsekvenser för organisationer i form av bland annat ökad sjukfrånvaro, minskad produktivitet, rättsliga processer och skadat arbetsgivarvarumärke.^6,7

Då det är osannolikt att kandidaten själv kommer att berätta att den är benägen att ägna sig åt kontraproduktiva beteenden kan referenstagningar utgöra ett viktigt skydd mot felrekryteringar.

Vem kan vara referens?

En referens är en person som kan bekräfta eller komplettera den information du redan har om kandidaten. Ofta vill man att referenserna ska vara tidigare chefer till kandidaten, men det kan vara värt att även samla in data från personer som har haft andra roller än just chef. En bra utgångspunkt är att fundera på vilken information du vill samla in i referenstagningen och be om referenser som har tillgång till den informationen.

Nedan följer en lista på olika typer av referenser och vilken sorts information de kan tänkas lämna:

Chef, arbetsledare, projektledare

Tidigare chefer eller arbetsledare är ofta lämpliga som referenser då de brukar ha information om hur väl kandidaten har utfört sina arbetsuppgifter och om kandidaten har uppvisat kontraproduktiva beteenden (till exempel ogiltig frånvaro). Har kandidaten själv haft en chefsposition kan det vara relevant att kontakta mellanchefer eller kollegor som har rapporterat till kandidaten.

Kollega

Kollegor som har arbetat nära kandidaten kan besitta värdefull information om kandidatens personliga egenskaper. Till exempel har kollegor som ingått i samma team som kandidaten förmodligen haft goda möjligheter att observera kandidatens samarbetsförmåga.

Kund

En extern person, exempelvis en tidigare kund till kandidaten, kan bidra med ett utifrån-perspektiv och insikter gällande exempelvis kundbemötande.

Lärare, styrelseordförande, handledare

För en kandidat som är ny på arbetsmarknaden med lite, eller ingen, arbetslivserfarenhet kan en tidigare lärare eller mentor fungera som referens för att bekräfta kandidatens egenskaper och arbetsprestation.

Vän eller annan personlig referens

Utöver lärare, styrelseordförande eller handledare så händer det att kandidater som inte har någon arbetslivserfarenhet nominerar en vän eller familjemedlem som referens. Dessa besitter troligtvis värdefull information om kandidatens personliga egenskaper, men saknar information om hur kandidaten beter sig och presterar i profesionella sammanhang. Då det ofta ligger i vänners och familjemedlemmars intresse att kandidaten får ett jobb finns det dock en stor risk att de kommer undanhålla information som kan vara till kandidatens nackdel.

Vad ska jag tänka på när jag ber kandidaten välja referenser?

Tänk på att referenserna gärna nyligen ska ha arbetat med kandidaten. Har det gått för lång tid finns det en risk att referenserna har glömt bort hur det var att arbeta med kandidaten. Dessutom kan det vara så att de svar du får inte speglar kandidatens nuvarande kompetens.
Betona för kandidaten att det är viktigt att hen informerar referenserna att en referenstagning kommer att ske samt vem det är som kommer att kontakta dem.

Kan jag kontakta personer som kandidaten själv inte har nominerat?

Att man som rekryterare kontaktar personer som tidigare har arbetat med kandidaten, utan att kandidaten har nominerat dessa personer som referenser, är ett relativt vanligt förekommande fenomen som kallas “bakdörrsreferenser”.⁸ Även om det kan vara tilltalande att samla information om kandidaten från ytterligare källor än dem som kandidaten själv har angett finns det risker med att göra på det sättet.

Till exempel kan det vara så att kandidaten inte är öppen med att hen söker nytt jobb, vilket kan försätta kandidaten i prekära situationer. Vetskapen om att rekryteraren har “gått bakom ryggen” på kandidaten riskerar också att förstöra kandidatupplevelsen och leda till att kandidaten inte längre är intresserad av tjänsten.

Om du identifierar personer som du vill agerar referenser åt kandidaten är vår rekommendation att du först frågar kandidaten om hen tycker det är okej att du kontaktar dessa personer. Svarar kandidaten nej kan du be kandidaten redogöra för varför hen inte vill att du kontaktar dessa personer.

Hur många referenser ska jag kontakta?

Så många som möjligt. Ju fler referenser som besvarar frågor om kandidaten, desto högre blir referenstagningsdatans reliabilitet (tillförlitlighet). Vetenskapliga studier och analyser av data insamlad via Refapp visar att minst tre referenser bör användas.⁹ Fördelen med digital referenstagning via Refapp är att du kan samla in data från många referenser utan att det påverkar din arbetsbelastning. I traditionell referenstagning begränsas antalet referenser av den tid du som rekryterare kan ägna åt att sitta i telefonsamtal.

På vilka sätt kan jag genomföra referenstagningen?

Referenstagning i rekryteringsprocesser kan genomföras på flera olika sätt och det finns både för- och nackdelar med de olika metoderna.

Telefonsamtal

Referenstagningar har traditionellt sett främst skett över telefon mellan rekryterare och referens. En fördel med att ringa är att det är möjligt att direkt i telefonsamtalet ställa följdfrågor till referensen. Många ser också en fördel i att man kan “läsa mellan raderna” när man pratar med referenser i telefon.

Problemet är att det inte nödvändigtvis finns något “mellan raderna”, utan i stället är det vår så kallade “magkänsla” som intuitivt lägger till information som inte finns. Denna intuitiva datatolkning riskerar att leda till dåliga rekryteringsbeslut.

En annan nackdel är att telefonsamtalen är tidskrävande, både för dig som rekryterare och för referenserna.

Ytterligare en nackdel med att ringa till regerenserna är att det i ett telefonsamtal är svårt att verifiera referensens identitet. Det finns många fall där kandidaten har fuskat genom att säga att telefonnumret hen har angett går till en tidigare chef, fast det i själva verket är en vän till kandidaten som rekryteraren har ringt till.

Rekommendationsbrev

Ett rekommendationsbrev är en text skriven av exempelvis en tidigare chef eller lärare till kandidaten. Texten beskriver kandidatens arbetsuppgifter, arbetsprestation, egenskaper och liknande. Ofta är rekommendationsbrev något som kandidaten har samlat på sig i samband med att hen har avslutat tidigare anställningar eller studier. En nackdel med metoden är att informationen i rekommendationsbrev ofta är av det allmänna slaget och ej relaterad till kravprofilen för den aktuella tjänsten.

Viktigt att ha i åtanke är också risken för fusk. Eftersom du som rekryterare själv inte kontaktar referensen, utan i stället får brevet överlämnat direkt från kandidaten, kan det vara svårt att avgöra vem som egentligen har skrivit brevet.

Digital referenstagning

Numera finns det tjänster för att genomföra referenstagning digitalt. Frågeformulär skickas ut till referenserna, som besvarar dessa via sin dator eller mobiltelefon. I samband med att referenserna besvarar frågorna får de verifiera sin identitet genom till exempel BankID. Refapp är ett exempel på en sådan tjänst.

En av fördelarna med digital referenstagning är tidsbesparingen. Refapp genomförde en tidsstudie tillsammans med en svensk kommun som inför sommaren 2022 skulle ta referenser på 550 vikarier. Resultatet av studien visade att kommunen bara på den sommarrekryteringen sparade 354 arbetstimmar (nästan 9 veckors heltidsarbete) genom att gå från traditionell till digital referenstagning.

En annan fördel med digital referenstagning är att det är enklare att strukturera och standardisera datainsamlingen. De senaste vetenskapliga studierna visar att struktur är en förutsättning för att referenstagningar ska uppnå god validitet.^9,10,11 Med struktur avses bland annat att samma frågor ställs till samtliga referenser, att frågorna besvaras på standardiserade svarsskalor och att svaren från de olika referenserna aggregeras. För att uppnå högsta möjliga struktur i referenstagningar, och därmed ge dig så värdefull information som möjligt om kandidaten, har vi utvecklat Refapp Insights som du kan läsa mer om här.

En kombination av metoderna ovan kan ibland vara det som behövs!

De ovan nämnda metoderna behöver inte nödvändigtvis utesluta varandra. Ibland kan svaren du får via digital referenstagning vara tvetydiga och ibland vill referenserna hellre bli uppringda än att besvara frågor digitalt. Med Refapp får du en smidig kalenderbokningsfunktion som gör det enkelt att boka in tid för telefonsamtal med referensen. Anteckningarna kan då göras direkt i systemet så att svaren presenteras intill övriga referensers svar.

När ska jag genomföra referenstagningen?

Det finns inget allmängiltigt svar på när det är bäst att genomföra referenstagningen. Vanligtvis sker referenstagningen i slutet av rekryteringsprocessen. Genom att göra referenstagningen i slutet av rekryteringsprocessen kan du granska den information kandidaten själv har lämnat och eventuellt förhindra att en felrekrytering görs.

Noteras bör att referenstagningar inte är tänkta att användas för att särskilja mellan två eller fler toppkandidater. Referenstagningar ska i stället ses som en metod för att förhindra att underpresterare eller människor som är benägna att uppvisa kontraproduktiva beteenden anställs.

Vilka frågor ska jag ställa i referenstagningen?

Vilka frågor du bör ställa i referenstagningen beror på vad syftet med referenstagningen är. Vissa frågor syftar till att verifiera kandidatens bakgrund. För detta ändamål kan frågor i stil med följande användas:

“Kan du ge en kort beskrivning av de arbetsuppgifter/ansvarsområden som kandidaten hade när ni jobbade tillsammans?”

Andra frågor syftar till att undersöka huruvida kandidaten är benägen att uppvisa kontraproduktiva beteenden. För detta ändamål kan frågor i stil med följande användas:

“Har kandidaten någon gång varit frånvarande från jobbet utan giltiga skäl?”

Refapp erbjuder ett bibliotek med frågeformulär baserat på för rollen relevanta egenskaper. Mer om detta kan du läsa här.

Fördelarna med att använda numeriska svarsskalor

Flera studier har visat att när referenser i fritext bedömer kandidaterna så tenderar det att finnas en könsbias som riskerar att missgynna kvinnliga kandidater. Denna könsbias tar sig bland annat uttryck i att manliga kandidater tenderar att beskrivas med mer positiva adjektiv (till exempel “enastående” och “exceptionell”) jämfört med kvinnliga kandidater.^12,13 Ny forskning på digital referenstagning visar att när referenserna bedömer kandidaterna med numeriska svarsskalor så tenderar kandidaternas kön att inte ha någon effekt på bedömningen.¹⁴ Mot denna bakgrund är det fördelaktigt att använda numeriska svarsskalor i referenstagningen för att minimera risken att irrelevanta faktorer såsom kandidaternas kön påverkar referensernas bedömning.

En annan fördel med att använda numeriska svarsskalor är att det går att aggregera de olika referensernas svar för att på så vis höja referenstagningens reliabilitet.

Kompetensbaserad referenstagning

Om du arbetar med ett kompetensramverk kan du ställa kompetensbaserade frågor även i referenstagningen för att få en röd tråd genom hela rekryteringsprocessen. Refapp samarbetar med en rad olika kompetensramverksleverantörer vars kompetenser finns tillgängliga i Refapp. En uppdaterad lista över dessa finner du här.

Så, om vi sammanfattar:

Låt syftet med referenstagningen styra vilka frågor du ställer.
Använd numeriska svarsskalor för att minimera risken att kognitiv bias färgar referenstagningsdatan, samtidigt som du enklare kan jämföra de olika referensernas svar.
Vill du arbeta forskningsbaserat i referenstagningen kan du använda Refapp Insights.

I den här guiden finner du mer detaljerad information om frågor att ställa i referenstagningar.

Vilka frågor ska jag inte ställa i referenstagningen? Och vad gäller för frågor om känsliga personuppgifter?

Om du ställer frågor enligt ovan och har gjort detta med utgångspunkt i en genomtänkt kravprofil så är du på god väg! Dock behöver du också se upp med känsliga personuppgifter. Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) är vissa personuppgifter särskilt käninsliga och därför i regel förbjudna att samla in och lagra (om du inte har samtycke från den registrerade). Här är Integritetsskyddsmyndighetens lista på känsliga personuppgifter:

Etniskt ursprung
Politiska åsikter
Religiös eller filosofisk övertygelse
Medlemskap i en fackförening
Hälsa (ex om sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök)
En persons sexualliv eller sexuella läggning
Genetiska uppgifter
Biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person

Vad behöver jag mer tänka på vad det gäller GDPR när jag genomför mina referenstagningar?

GDPR måste beaktas oavsett om du genomför referenstagningen digitalt eller om du genomför den över telefon och sparar anteckningar på datorn eller i något annat sökbart register. Som nämns i avsnittet ovan får du inte samla in och lagra information som rör känsliga personuppgifter om du inte har den registrerades samtycke. Men GDPR innebär också andra skyldigheter för dig som rekryterare. Vi har tagit hjälp av Fredrik Roos, Partner på Setterwalls Advokatbyrå, för att få reda på vad som gäller 👇🏼

Vilka skyldigheter har jag som rekryterare vad det gäller GDPR?

1. Säkerställa att du har en rättslig grund

Först och främst behöver du en rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen. Att samla in personuppgifter i samband med en referenstagning kan ofta ske med stöd av så kallad intresseavvägning. Detta förutsätter att du arbetar på ett bolag och inte en myndighet, samt att personuppgiftsbehandlingen är nödvändig och proportionerlig för ändamålet. Att samla in och behandla personuppgifter är avgörande för en lyckad rekryteringsprocess och du har därför, i de flesta fall, stöd av intresseavvägning, eftersom ditt intresse väger tyngre än kandidatens intresse av integritet för personuppgifterna.

Intresseavvägningen gäller då som rättslig grund för både behandling av kontaktuppgifterna till referenserna och omdömena om kandidaten. Intresseavvägningen innebär att du får behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke.

2. Informera kandidaten och referensen

Även om du inte behöver ha ett samtycke från kandidaten eller referensen så är du skyldig att informera dem om hur du kommer behandla deras personuppgifter samt på vilken rättslig grund. Det är lämpligt att du gör detta i skriftlig form i samband med att du samlar in uppgifterna. Tänk därför på att nämna referenstagningen i er integritetspolicy och att hänvisa till denna.

3. Radera känsliga personuppgifter

När du genomför referenstagningen (baserad på intresseavvägning) och får in omdömen som är kränkande eller känsliga är du skyldig att direkt radera uppgifterna.

När behöver jag ha samtycke för referenstagningen?

I de fall du inte kan stödja din personuppgiftsbehandling för referenstagningen på annan rättslig grund eller om du ska behandla känsliga personuppgifter behöver du den registrerades samtycke. Ett samtycke innebär att den registrerade uttryckligen har sagt ja till personuppgiftsbehandlingen. Du behöver även här ge skriftlig information till den registrerade:

Vem du (företaget/myndigheten) är som begär samtycket
Vilka personuppgifter du tänker behandla
Hur du tänker behandla personuppgifterna
För vilka ändamål du samlar in och behandlar uppgifterna
Att den registrerades samtycke är den rättsliga grunden för behandlingen
Att den registrerade kan ta tillbaka sitt samtycke
Hur länge du tänkt spara personuppgifterna

Först då kan personen välja att samtycka i exempelvis en kryssruta, och du kan genomföra din referenstagning.

Vilka rättigheter har kandidaten och referensen vad gäller GDPR?

Som ovan nämnts har kandidaten och referensen rätt till information om att personuppgiftsbehandlingen kommer ske och hur den kommer genomföras. Därtill kan kandidaten och referensen vilja få ut sina uppgifter eller be dig korrigera dem. Vad som gäller i dessa fall kan se olika ut. Anteckningarna från referenstagningen kan exempelvis, under vissa omständigheter, ses som arbetsmaterial och då inte omfattas av lika strikta regler. Men tänk på att det oavsett är viktigt att ha kontaktuppgifter och omdömen samlade på ett säkert sätt som gör processen att lämna ut eller korrigera uppgifter enkel för dig om detta skulle behövas.

Tveka inte på att höra av dig till oss om du har funderingar kring vad som gäller i er organisation!

Hur upptäcker jag fusk och hur vet jag om en referens är äkta?

För kandidaten kan en lyckad rekryteringsprocess bland annat resultera i ökad inkomst, trygghet, och förbättrad självkänsla.¹⁵ Sådana belöningar utgör ofta incitament att ljuga¹⁶, varför du som rekryterare bör räkna med att det finns kandidater som är villiga att ljuga i referenstagningen för att gå vidare i rekryteringsprocessen. Det finns flera dokumenterade fall där kandidater har använt falska referenser för att få en anställning. Ofta går det till på så vis att kandidaten lämnar kontaktuppgifter till vad som beskrivs vara en tidigare arbetsgivare, men i själva verket är det kandidaten själv eller en bekant till denne som agerar referens. Refapp har flera funktioner för att upptäcka fusk:

Identitetsverifiering

I samband med att referenserna besvarar frågor om kandidaten i Refapp får de verifiera sin identitet genom exempelvis BankID. På så vis kan du som rekryterare känna dig trygg med att referensen faktiskt är den person den utger sig för att vara. I en rapport från Brottsförebyggande rådet framhålls att kontroll av referensers identitet kan minska risken för att organisationer infiltreras av kriminella nätverk.¹⁷

Bedrägerivarning

När du använder Refapp för digital referenstagning blir du automatiskt varnad för misstänkt bedrägeri om två eller fler referenser svarar från samma IP-adress, telefonnummer eller mejladress. Detsamma gäller om kandidaten som har matat in sina referenser har samma IP-adress, telefonnummer eller mejladress som en eller flera av referenserna. Bedrägerivarningen innebär inte alltid att kandidaten faktiskt har fuskat. Refapp ger dig därför även förslag på åtgärder för att bedöma risken i det aktuella fallet.

Utöver de funktioner Refapp tillhandahåller kan det ibland vara relevant att ägna sig åt eget detektivarbete för att reda ut eventuella frågetecken:

Undersök referensens kontaktuppgifter. Är mejladressen kopplad till en arbetsmejl? Vilken organisation är mejladressen i sådana fall kopplad till?
Om du inte känner igen organisationen, googla på organisationsnamnet och se om du kan hitta bolagsinformation, organisationens webbplats eller företagskonton på sociala medier.
Sök på referensens namn och telefonnummer för att se om personen dyker upp på den aktuella organisationens webbplats eller i andra professionella sammanhang.

Vi hoppas att guiden har svarat på dina frågor om referenstagning. Saknar du någon information? Hör gärna av dig till oss med dina funderingar!

Vill du veta mer om hur digital referenstagning och Refapp kan hjälpa dig att få bättre insikter om kandidaten och samtidigt bidra till en bättre kandidat- och referensupplevelse? Boka en demo så berättar vi mer!

Källhänvisningar

¹ Zvi, L., & Shtudiner, Z. (2021). Resume fraud and counterproductive behavior: The impact of narcissism in the labor market. Journal of Behavioral and Experimental Economics, 93.

² Weiss, B., & Feldman, R. S. (2006). Looking good and lying to do it: Deception as an impression management strategy in job interviews. Journal of Applied Social Psychology, 36(4), 1070-1086.

³ Sackett, P. R., Berry, C. M., Wiemann, S. A., & Laczo, R. M. (2006). Citizenship and counterproductive behavior: Clarifying relations between the two domains. Human Performance, 19(4), 441-464.

⁴ Bowling, N. A., & Gruys, M. L. (2010). Overlooked issues in the conceptualization and measurement of counterproductive work behavior. Human Resource Management Review, 20(1), 54-61.

⁵ Gruys, M. L., & Sackett, P. R. (2003). Investigating the dimensionality of counterproductive work behavior. International Journal of Selection and Assessment, 11(1), 30-42.

⁶ Boudrias, V., Trépanier, S. G., & Salin, D. (2021). A systematic review of research on the longitudinal consequences of workplace bullying and the mechanisms involved. Aggression and Violent Behavior, 56.

⁷ Penney, L. M., & Spector, P. E. (2005). Job stress, incivility, and counterproductive work behavior (CWB): The moderating role of negative affectivity. Journal of Organizational Behavior: The International Journal of Industrial, Occupational and Organizational Psychology and Behavior, 26(7), 777-796.

⁸ Roberto, K. J., Johnson, A. F., & Reed, A. (2022). The use of fourth party references in the selection process. Journal of Employment Counseling, 59(3), 120-127.

⁹ Hedricks, C. A., Robie, C., & Oswald, F. L. (2013). Web‐based multisource reference checking: An investigation of psychometric integrity and applied benefits. International Journal of Selection and Assessment, 21(1), 99-110.

¹⁰ Taylor, P. J., Pajo, K., Cheung, G. W., & Stringfield, P. (2004). Dimensionality and validity of a structured telephone reference check procedure. Personnel Psychology, 57(3), 745-772.

¹¹ Zimmerman, R. D., Triana, M. D. C., & Barrick, M. R. (2010). Predictive criterion-related validity of observer ratings of personality and job-related competencies using multiple raters and multiple performance criteria. Human Performance, 23(4), 361-378.

¹² Madera, J. M., Hebl, M. R., Dial, H., Martin, R., & Valian, V. (2019). Raising doubt in letters of recommendation for academia: Gender differences and their impact. Journal of Business and Psychology, 34(3), 287-303.

¹³ Schmader, T., Whitehead, J., & Wysocki, V. H. (2007). A linguistic comparison of letters of recommendation for male and female chemistry and biochemistry job applicants. Sex Roles, 57(7), 509-514.

¹⁴ Fisher, P. A., Robie, C., Hedricks, C. A., Rupayana, D. D., & Puchalski, L. (2022). Little cause for concern: Analysis of gender effects in structured employment references. International Journal of Selection and Assessment, 30(3), 361-377.

¹⁵ Mc Gregor, D. (1989). The human side of enterprise. In J. W. Newstrom & K. Davis (Eds.), Organizational Behavior (pp. 14-24). McGraw Hill.

¹⁶ DePaulo, B. M., Kashy, D. A., Kirkendol, S. E., Wyer, M. M., & Epstein, J. A. (1996). Lying in everyday life. Journal of Personality and Social Psychology, 70(5), 979-995.

¹⁷ Skinnari, J., Hurve, K., & Monti, A. (2019). Möjliggörare för kriminella nätverk: Om möjliggörare i kommunal, statlig och privat sektor. Brottsförebyggande rådet.