Vad är digital referenstagning och hur fungerar det?

Digital referenstagning är en modern, standardiserad och ofta automatiserad metod för att samla in referenser vid rekrytering. Istället för att rekryteraren manuellt kontaktar referenser sker insamlingen genom digitala formulär online.

Detta säkerställer en objektiv och jämförbar bedömning av kandidater, sparar tid och resurser samt gör processen smidigare för både rekryterare och referenser.

Hur fungerar digital referenstagning?

Referenstagning är en viktig del av rekryteringsprocessen och hjälper rekryteraren att få djupare förståelse och ett tredjepartsperspektiv av en kandidats observerade personlighet, prestation, egenskaper och arbetsbeteenden. Traditionellt har denna process varit manuell, tidskrävande och subjektiv. Digital referenstagning har förändrat detta genom att erbjuda en mer effektiv, strukturerad och datadriven metod.

Digital referenstagning kan gå till på olika sätt och ibland integreras till ett rekryteringssystem, men processen följer generellt dessa steg:

Konfiguration av referenstagning

Rekryteraren gör inställningar för referenstagningen och väljer, eller skapar, ett rollspecifikt frågeformulär.
Start av referenstagning

Rekryteraren lägger till kandidaten till processen. Därefter skickas det ut kommunikation till kandidaten via mail och/eller sms med en referensbegäran.
Kandidaten anger referensuppgifter

Kandidaten fyller i kontaktuppgifter till sina referenser online.
Automatiserat utskick

Referenspersonerna får ett mail och/eller sms med en förfrågan om att besvara referensfrågor.
Referenserna svarar online

Referenserna verifierar sin identitet och besvarar frågorna digitalt, när det passar dem.
Svaren samlas i en rapport

En professionell rapport genereras automatiskt med alla svar, vilket gör det enkelt att analysera och jämföra informationen.

Vilka är fördelarna med digital referenstagning?

En modern och optimerad process för digital referenstagning ger flera avgörande fördelar:

Forskning och beprövad metodik:
Vetenskapligt utformade frågeformulär och en standardiserad process säkerställer objektiva, relevanta och rättvisa bedömningar.
Automatisering och effektivitet:
Eliminerar manuella moment och frigör tid som kan användas till andra värdeskapande aktiviteter i rekryteringsprocessen.
Datadrivna insikter:
Strukturerad och jämförbar data gör det lättare att analysera kandidater och fatta välgrundade beslut.
Högre svarsfrekvens:
Referenser kan svara digitalt när det passar dem, vilket ökar både svarsfrekvens och kvaliteten på insamlade uppgifter.
IT-säkerhet och GDPR:
Säkerställer att referenshanteringen sker i enligt med dataskydd, integritet och efterlevnad av GDPR. Läs mer om referenstagning och GDPR.

Syftet med referenstagning i rekrytering

Referenstagning fyller flera viktiga funktioner i en rekryteringsprocess:

Verifiering av uppgifter:
Bekräfta och validera kandidatens uppgifter om erfarenhet och kompetens.
Prestationsbedömning:
Få en mer nyanserad bild av kandidatens arbetsprestationer.
Identifiering av riskfaktorer:
Upptäcka eventuella kontraproduktiva arbetsbeteenden och skydda organisationen från felrekryteringar.

Vilka frågor ska ställas i en digital referenstagning?

För att få en tydlig och relevant bild av kandidaten är det avgörande att ställa genomtänkta frågor baserade på kravprofilen. Forskning visar att en strukturerad och datadriven utvärdering ger högre validitet än subjektiv bedömning. Därför bör skal- och flervalsfrågor användas i så stor utsträckning som möjligt.

Här är några exempel på frågor som kan ingå i en digital referenstagning:

Vilken yrkesmässig relation har du till kandidaten?
När hade ni er yrkesmässiga relation och hur länge varade den?
Kan du ge en kort beskrivning av de arbetsuppgifter/ansvarsområden som kandidaten hade när ni jobbade tillsammans?
Hur står sig kandidatens prestation i förhållande till andra som gjort samma arbete?
Hur skulle du beskriva kandidatens styrkor och utvecklingsområden?
Kan du ge exempel på en situation där kandidaten hanterade en utmaning på arbetsplatsen?
Hur väl hanterade kandidaten stress och pressade arbetssituationer?
Har kandidaten någon gång varit frånvarande från jobbet utan giltiga skäl?
Observerade du några beteenden som skulle kunna påverka arbetsgruppen eller företaget negativt?
Skulle du anställa kandidaten igen? Varför eller varför inte?

Läs mer om frågor att ställa i referenstagning. Och om vilka frågor som inte ska ställas i en referenstagning.

Vem kan vara referens?

En referens är en person som kan ge insikter om kandidatens arbetsförmåga. Vanliga referenspersoner:

Chef, arbetsledare eller projektledare:
Har insikt i kandidatens arbetsinsats och prestation.
Kollega:
Kan ge information om samarbetsförmåga och personliga egenskaper.
Kund:
Kan bidra med insikter om service och kundbemötande.
Lärare, handledare eller styrelseordförande:
Används för kandidater med begränsad arbetslivserfarenhet.

Hur många referenser bör kontaktas i en digital referenstagning?

Ju fler referenser som besvarar frågor om kandidaten, desto högre blir informationens tillförlitlighet. Samla gärna in minst tre referenser per kandidat. Digital referenstagning gör det enkelt att samla in svar från flera referenser utan extra administrativ belastning.

Sammanfattning

Digital referenstagning är en modern, effektiv och datadriven metod för att säkerställa kvalitet i rekryteringsprocessen. Genom att använda forskningsbaserade frågeformulär och automatiserade verktyg kan arbetsgivare fatta mer välgrundade anställningsbeslut baserade på tillförlitliga referensuppgifter.

Refapp är marknadsledande inom digital referenstagning och används av fler än 1500 kunder världen över – från globala storföretag och myndigheter till mindre verksamheter och snabbväxande startups, inom en rad olika branscher. Ta del av kundcase här.

Vill du veta mer om hur Refapp kan hjälpa er ta rekryteringsprocess till nästa nivå?

Läs mer om varför Refapp är marknadsledande inom digital referenstagning
Boka en demo med oss eller prova kostnadsfritt i 14 dagar